GDPR integritetspolicy

1.  Introduktion

Ongoing Warehouse AB ("Ongoing") är en mjukvaruleverantör med säte i Göteborg, Sverige. Vårt huvuderbjudande, Ongoing WMS, är en mjukvarutjänst som är utformad för att effektivisera lagerverksamhet. Ongoings tjänster och huvudsakliga webbplats riktar sig uteslutande till andra företag. Vi värdesätter din integritet och är engagerade i att skydda dina personuppgifter. Denna integritetspolicy beskriver våra riktlinjer för insamling och användning av personuppgifter.

 

2. Webbplatsägare

Ongoings webbplatser drivs och ägs av: Ongoing Warehouse AB, Org. no: 556757-8678
E-mail: contact@ongoingwarehouse.com
Företaget är också personuppgiftsansvarig.

 

3. Insamling och användning av personuppgifter

Ongoing kommer att samla in/lagra personuppgifter för:

1. besökare på webbplatsen, potentiella kunder, befintliga kunder och samarbetspartners
2. användare av mjukvarutjänsten Ongoing WMS
3. användning av Ongoing WMS av våra kunder, se avsnitt 3.2
4. potentiella medarbetare, nuvarande medarbetare och andra intressenter
   
   
   

3.1 För webbplatsbesökare, potentiella kunder, befintliga kunder och samarbetspartners

• Interaktioner via webbplatsen: Vi samlar in uppgifter såsom namn, arbetsgivarens namn, arbetsadress, e-postadress och telefonnummer via formulär på vår webbplats för att kunna kommunicera med dig och informera om våra tjänster.
• E-post och telefonkontakt: Vi kan lagra uppgifter när du mejlar oss eller kontaktar oss via vårt supportnummer.
• Automatisk datainsamling: Precis som de flesta webbplatser samlar vi också in information såsom IP-adresser, webbläsartyper och sidvisningar för att förbättra webbplatsens funktionalitet och användarupplevelse. Verktyget som används för detta är Google Analytics.
• Personuppgifter från partnerföretag: Ongoing kan ibland få personuppgifter om potentiella kunder från Ongoings partnerföretag.

 

3.2 För användning av Ongoing WMS av våra kunder

Ongoing WMS är en mjukvarutjänst som används av företag för orderhantering – exempelvis plocka, packa, skriva ut etiketter eller skicka information om en order till en annan mjukvarutjänst eller transportör för leverans. För att detta ska fungera behöver mjukvarutjänsten behandla namn, adress, telefonnummer och e-postadress till mottagare.
Utöver detta kan personuppgifter samlas in från andra mjukvarutjänster som Ongoing WMS har integrationer med. Detta sker när en kund som använder Ongoing WMS aktivt integrerar Ongoing med en annan mjukvarutjänst. Vanligtvis är dessa tjänster affärssystem (ERP), e-handelsplattformar, returplattformar, orderhanteringssystem och lösningar för leveransval i kassan. Personuppgifter kan också överföras till fraktplattformar för att möjliggöra leverans av order.
För en fullständig lista över andra mjukvarutjänster som Ongoing WMS kan integreras med, se våra integrationssidor.

 

3.3 För användare av Ongoing WMS

Mjukvarutjänsten kan innehålla kontaktinformation i form av e-postadresser till anställda på lagret eller till lagrets kunder, i syfte att ge support för tjänsten eller dess integrationer. Den lagrar också information om hur tjänsten används och av vilka användare, för att kunna föra loggar och förbättra tjänsten.

3.3.1 Tredjepartslogistiklager: Ongoing är underbiträde för personuppgifter

Ongoing WMS kan användas av tredjepartslogistikföretag (3PL). Då agerar Ongoing som underbiträde för kunddata. I detta fall har Ongoing WMS inget direkt avtalsförhållande med personuppgiftsansvarig för mottagarens personuppgifter. Det är upp till 3PL-företaget att upprätta ett avtal med den personuppgiftsansvarige. Ongoing tecknar ett standardiserat avtal om underbiträde med 3PL-företaget.

3.3.2 Egna lager: Ongoing är personuppgiftsbiträde

Ongoing WMS kan också användas av företag som enbart driver egna lager. I detta fall agerar Ongoing som personuppgiftsbiträde. Ongoing tecknar ett standardiserat personuppgiftsbiträdesavtal med den personuppgiftsansvarige.

 

3.3.3 Standardavtal från TechSverige

Ongoings personuppgiftsbiträdesavtal och avtal om underbiträde baseras på standardavtal framtagna av TechSverige. Dessa avtal kan inte göras fritt tillgängliga online på grund av upphovsrättsliga skäl. De kan dock begäras via trust.ongoingwarehouse.com. Kunden till Ongoing måste granska och underteckna dessa avtal för att kunna börja använda Ongoing WMS.

TechSverige är en medlemsorganisation för företag i alla storlekar inom tekniksektorn som vill vara en del av Sveriges största branschnätverk för att främja och vidareutveckla teknikmarknaden och villkoren för teknikföretag. De representerar cirka 1 400 medlemsföretag med sammanlagt nästan 100 000 anställda. Du kan läsa mer om TechSveriges standardavtal här.

3.3.4 Avtal mellan Ongoing och våra kunder

När man blir kund hos Ongoing och börjar använda Ongoing WMS i sin verksamhet, undertecknar båda parter ett avtal. Detta avtal baseras främst på avtal framtagna av TechSverige, anpassade för att möta Ongoings specifika behov, krav och skyldigheter gentemot sina kunder.

 

3.4 För potentiella medarbetare, nuvarande medarbetare och andra intressenter

Ongoing rekryterar kontinuerligt nya medarbetare och uppfyller sina skyldigheter gentemot befintliga medarbetare och andra intressenter. Rekrytering hanteras via Teamtailor, som tillhandahåller mjukvarutjänsten för våra karriärsidor. Teamtailor har en separat integritetspolicy.

Ongoing continuously recruits new employees and maintains our obligations to existing employees and to all stakeholders. Recruitment is handled through the use of Teamtailor which supplies the software service for our careers pages. It has a separate privacy policy. 

 

4. Lagring och delning av data

Lagring av personuppgifter hos Ongoing är uppdelad i fyra kategorier:

1. Webbplatsbesökare, potentiella kunder, befintliga kunder och samarbetspartners
2. Användare av mjukvarutjänsten Ongoing WMS
3. Användning av Ongoing WMS av våra kunder
4. Potentiella medarbetare, nuvarande medarbetare och andra intressenter
   
   

4.1 Plats och lagringstid

Data för punkt 1) lagras och behandlas främst med molntjänster inom EU, men även i Sverige.

Data för punkt 2) och 3) lagras och behandlas främst på servrar i Sverige. Backupdata finns också på servrar i Sverige. En sekundär backup använder molntjänster från en leverantör inom EU.

Dessutom kan data från punkt 1) och 2) lagras i systemen hos någon av följande underbiträden till Ongoing: Microsoft 365, Zendesk och Dstny. För lagringsinformation om dessa företag, gå till trust.ongoingwarehouse.com.

Data från punkt 3) som lagras i Ongoing WMS behålls i 180 dagar, om inte annat anges av kunden.

För rekryteringsändamål och potentiella medarbetare enligt punkt 4) används verktyget Teamtailor. Integritetspolicy för rekrytering finns här. Data från nuvarande medarbetare och andra intressenter lagras och behandlas enligt punkt 1).

Ongoing behåller data så länge företaget har behov av att använda den, eller för att uppfylla regulatoriska eller avtalsmässiga krav. När data inte längre behövs, tas den bort på ett säkert sätt. För mer information om hur Ongoing skyddar data, gå till trust.ongoingwarehouse.com.

4.2 Åtkomst av tredje part

Våra tredjepartsbackup-tjänster lagrar din data säkert utan åtkomst till innehållet, förutom vid molnlagring och återställning.

Endast inom ramen för försäljning mellan företag kan Ongoing ibland dela kontaktinformation med Ongoings partnerföretag. Detta görs för att förbättra de erbjudanden som finns tillgängliga för dig vid köp av bästa möjliga mjukvara.

Ongoing kommer aldrig att sälja din data till tredje part.

4.3 Tredjepartssystem som används av Ongoing för att lagra personuppgifter

Ongoing använder ett affärssystem (ERP) för att fakturera våra kunder, där personuppgifter såsom namn kan lagras för den ansvariga personen inom det fakturerade företaget.

Ongoing använder ett telefonsystem för kommunikation med kunder eller potentiella kunder. Samtal spelas inte in.

Dessutom använder Ongoing molntjänster för den dagliga verksamheten.

För en fullständig lista över underbiträden som används av Ongoing, se trust.ongoingwarehouse.com.

5. Cookiepolicy

Du kan läsa vår cookiepolicy här. 

6. Dina rättigheter

Du har rätt att få tillgång till, rätta, radera eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Vänligen kontakta oss på contact@ongoingwarehouse.com om du vill få information om vilken data vi behandlar om dig, eller om du vill att din data tas bort från våra register. När det är tekniskt möjligt kommer Ongoing att uppfylla dina önskemål.

7. Barns data

Vi försöker inte medvetet samla in eller ta emot information från barn.

 

8. Ändringar och kontaktinformation

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy med jämna mellanrum för att återspegla ändringar i våra rutiner. För frågor eller för att utöva dina rättigheter gällande dataskydd, vänligen kontakta oss:

E-post: contact@ongoingwarehouse.com
Telefon: +46 31 709 30 70
Adress: Sven Hultins plats 5, 412 58 Göteborg, Sverige