Royal Design & Ongoing WMS: E-handelsjättens möte med logistisk innovation

Från Kalmar till E-handelsgigant

Royal Designs resa tog sin början 1999 i Kalmar, med en klar vision om att erbjuda design- och heminredningsprodukter för den amerikanska marknaden. Tidigt insåg företaget e-handelns enorma potential och valde då att satsa helhjärtat på denna strategi samt utöka målmarknaden till att inkludera även de nordiska länderna. Kring 2021 hade Royal Design sedan etablerat sig som en ledande e-handelsaktör i Norden inom sin nisch. Men framgången medförde även utmaningar, särskilt när det kom till deras lagerhantering. Under en lång tid hade de enbart jobbat i lagersystemet avsett för deras AutoStore™, och man kände nu behovet av att utvärdera och uppgradera lagersystemet, särskilt för hanteringen av större produkter såsom soffor och bord. Där kunde Ongoing vara till stor hjälp.

När Royal Design först kom i kontakt med Ongoing så hade man parallellt börjat titta på ett antal andra system. De hade många komplexa krav på sin blivande WMS-leverantör såsom att kunna ha en smidig integration till Autostore och dess WMS men samtidigt också kunna hantera den ordinarie lagerverksamheten på ett effektivt sätt. Och självklart kunna konsolidera ordrar mellan Autostore och vanligt plock.

Största styrkan: Personlig kundansvarig mjukvaruutvecklare

Från Ongoings sida var det aldrig någon tvekan om att systemet skulle kunna hantera Royal Designs olika behov. Däremot kan större WMS-kunder vilja att leverantören av lagersystemet ska ta ett helhetsansvar och framför allt ha flertalet konsulter på plats under en längre tid, något som inte ligger i mjukvaruföretaget Ongoings affärsmodell. I Ongoings modell så får varje ny kund en ansvarig mjukvaruutvecklare som de kan ha direktkontakt med. Och bakom utvecklaren finns ett team bestående av ca 4 utvecklare totalt där man ofta diskuterar kunders specifika behov för att komma fram till de bästa lösningarna.

Jimmy Rothberg, Head of logistics / Site manager, hos Royal Design berättar om deras upplevelse av Ongoings modell: ”Till en början var vi lite oroliga för att vi endast skulle få en dedikerad person på Ongoing att ha vår dialog med under implementationen. Men rätt snabbt insåg vi att det istället kom att bli en styrka att ha direktkontakt med en mjukvaruutvecklare där vi alltid kom att få snabb och kompetent respons på våra många frågor. Jag är mycket nöjd med den personliga servicen gällande utvecklingen och det dagliga samarbetet med Ongoing!"

Ingenjörsmässig uppfinningsrikedom skapar lösningar

Royal Designs kundansvarig mjukvaruutvecklare Tianfu Yun ger sin syn på hur implementationen fungerat i detta fall med ett så pass stort och komplext företag som Royal Design: ”Visst, jämfört med våra mindre kunder så hade Royal Design en förhållandevis lång implementationsprocess från att de blev kund tills go-live-datumet för lagret, men med tanke på hur många system och olika parter som varit inblandade så tycker jag att det gick väldigt smidigt. Från min synvinkel så fick jag tillämpa mycket av min kunskap inom logistik men också ha ett stort mått av uppfinningsrikedom för att lösa deras problem.

Ett exempel på ingenjörsmässig uppfinningsrikedom från Tianfu, som är civilingenjör i teknisk fysik från Chalmers tekniska högskola och jobbat på Ongoing i 6 år, är vid Royal Designs utleverans då transportörer kommer och hämtar pallar fyllda med olika typer av gods. Problemet var att transportören ofta inte kunnat ta alla pallar i en lastbil enligt rätt turordningsstandard. Samtidigt var det inte praktiskt att skanna in och registrera varje enskild pall som lastades in i bilen. ”Efter lite diskussion fram och tillbaka så kom vi fram till en bra lösning där vi helt enkelt satte ett inkrementellt ökande ID på varje pall som stod i kö för att bli hämtad, vilket gjorde att vi bara behövde skanna den första pallen som inte kom med bilen för att veta hur många, och vilka pallar, som åkte med leveransen.”

Effektiviseringsprocesser i ständig utveckling

I gengäld för att Ongoings kund har en personlig kontakt och mjukvaruutvecklare vill Ongoing gärna ha en single-point-of-contact hos kunden med för att effektivisera kommunikationen. I detta fall föll huvudansvaret på Jimmy. "Vi är förstås många på lagret som använder Ongoing WMS, och vi tar gemensamma beslut gällande utvecklingen av processer och ständiga förbättringar. I spetsen ute på lagret har vi Martin Kröger som är vår Warehouse Technical Superuser och som bistår med en djupare förståelse i olika aspekter relaterat till WMS:en. Vi har även flera systemspecialister som tillsammans effektiviserar lagerverksamheten i olika förvaltningsprojekt, men Martin är den person som tillsammans med mig har skött dialogen med Tianfu om specifika problem och utmaningar på lagret. För mig är det viktigt att hela driften utvecklas med fokus på ständiga förbättringar, och alla medarbetare behöver hela tiden få större förståelse för processflödet. Detta är något vi kunnat få snurr på tack vare givande dialoger med Tianfu, som ju sedan också utfört utvecklingen på Ongoings sida." säger han.

En ljus framtid väntar

Jimmy avslutar med att berätta om några av vinningarna av att använda Ongoing: "Vi tittar mycket på data från Ongoing WMS och åstadkommer kontinuerligt effektiviseringar på lagret baserat på detta. Exempelvis så har vi betydligt bättre koll på artiklarnas väg genom lagret nu än tidigare. Vi jobbar mycket effektivare kopplat till att många förbättringar gjort att vi inte behöver ha lika mycket personal på plats som tidigare. Många processer som vi genomfört har vi även kunnat sätta i en automatiserad standard som hjälper oss att ytterligare koncentrera oss på kundupplevelsen samt att ständigt ha kundlöftet i fokus. Vi har flera viktiga projekt att färdigställa framöver som kommer ge oss stor effekt mot det övergripande målet att ständigt förbättra kundupplevelsen och korta ner leveranstiderna. Och vi ser fram emot fortsatt samarbete med Ongoing!”

Fredrik Einarsson, VD för Ongoing, har även han varit involverad sedan start och ger några avslutande ord: ”Eftersom jag vet vad vår mjukvara är kapabel till så kände jag absolut tilltro till att Ongoings modell skulle passa en stor kund som Royal Design. Vi kommer att fortsätta utveckla deras logistikflöden så att de kan fortsätta spara tid och pengar. Från vår sida så är vi otroligt stolta att ha en så fin kund och fint varumärke som Royal Design bland våra kunder!”